Propuesta de mejora del proceso de contratación de bienes y servicios a cargo de la unidad de abastecimientos del Proyecto Especial Olmos Tinajones

Abstract

En el presente trabajo de investigación se analiza la Fase de Actuaciones Preparatorias del Proceso de Contratación de bienes y servicios del Proyecto Especial Olmos Tinajones, importante megaproyecto hidráulico del norte del Perú. Las necesidades del área usuaria dispuestas en el Plan Anual deben ser satisfechas de acuerdo a la planificación establecida en él para no retrasar las actividades programadas de ellas; sin embargo, a través del análisis de tiempos en el diagnóstico, se observa una gran demora en la convocatoria de los procesos de contratación debido a factores como: falta de personal, falta de capacitación, demoras administrativas, mala elaboración de los requerimientos, etc. En el año 2016 se tuvo que el 83,33% de los procedimientos fueron convocados a destiempo y en el 2017, fue el 86,49%. Se tuvo como resultado de la medición de tiempos de las Actividades de Actuaciones Preparatorias que el tiempo promedio es de 124,93 días calendario, es decir, 732,96 horas hábiles. Se identificaron las actividades que representan mayor demora siendo estas las etapas de Atención del Requerimiento con un tiempo promedio de 43,27 días, la Indagación de Mercado con 49,70 días, y de Elaboración de Bases con 17,37 días. En el plan de mejora se formulan propuestas de solución para los problemas encontrados como: plan de capacitación, formato de requerimientos, contratación de personal, creación del directorio de proveedores y mejora de trámites administrativos con el fin de disminuir de eliminar actividades y optimizar el proceso de contratación. Con las mejoras se obtiene un tiempo estimado de 195,25 horas, ahorrando un tiempo de 537,71 horas y reduciendo un 73,36% del tiempo actual. Finalmente, se calcula el presupuesto estimado por cada actividad de la propuesta de mejora por un total de S/226 840 y se formulan indicadores para medir el efecto de ellas en la reducción de tiempos y que permitan evaluar el cumplimiento de lo planificado en el PAC para evitar retrasos en las actividades de las áreas usuarias.