Propuesta de mejora del proceso de adquisición de bienes y/o servicios para reducir los tiempos de atención de las solicitudes de compra de la Universidad Técnica de Machala, 2019

Abstract

Esta investigación tuvo como finalidad disminuir los tiempos de atención de las solicitudes de compra de la Universidad Técnica de Machala mediante la propuesta de mejoras al proceso de adquisiciones. Como primer objetivo se realizó un análisis del actual proceso de adquisiciones de la institución donde se determinó que el tiempo requerido para dar atención a una solicitud de compra era de 40 días laborables. A través del diagrama de Ishikawa se identificaron las causas que estaban generando estos altos tiempos de atención y mediante el diagrama de Pareto se logró determinar las tres principales causas que generaban este problema: La falta de capacitación del personal que interviene en el proceso de adquisiciones, la falta de personal en el departamento de compras públicas y el proceso obsoleto de adquisiciones. En el segundo objetivo se plantearon las mejoras para cada una de las causas las cuales son: Diseño de un plan de capacitación para el personal que interviene en el proceso con la finalidad de fortalecer los conocimientos de los trabajadores de la institución en materia de compras públicas y disminuir el porcentaje de solicitudes que se entregan de manera incorrecta; Determinar el personal que se requieren en el departamento de compras públicas para proponer la respectiva contratación y conseguir que las actividades en este departamento se desarrollen de manera oportuna; Rediseño del proceso de adquisiciones lo cual permitió reducir el tiempo de atención a las solicitudes de compra en un 62,5% para los procedimientos de ínfima cuantía, en un 50% para los procedimientos de catálogo electrónico y en un 45% para los procedimientos de Subasta inversa electrónica, régimen especial, licitación, cotización y menor cuantía. Como tercer y último objetivo se realizó la evaluación económica de las propuestas planteadas obteniendo como resultado un VAN de $1,259,995.66 dòlares y un índice de costo/beneficio (4,54) lo cual certifica la viabilidad de las propuestas planteadas en este trabajo.